Điều hành một công ty du lịch vào năm 2026 đòi hỏi phải làm nhiều việc cùng lúc một cách đáng ngạc nhiên. Vào một ngày thứ Ba hoàn toàn bình thường, bạn có thể mở GetYourGuide trong một tab, Viator trong một tab khác, một hệ thống đặt chỗ ở đâu đó ở giữa, WhatsApp Web liên tục gây ồn ào và một bảng tính Excel bằng cách nào đó đã trở thành xương sống cho toàn bộ hoạt động của bạn.
Có thể có một email bạn định trả lời hai mươi phút trước, một nhà cung cấp đang chờ xác nhận và một khách hàng hỏi liệu chuyến tham quan ngày mai có bao gồm đón khách ở khách sạn hay không. Trong khi đó, ai đó vừa đặt hoạt động cho tuần tới và giá trên một trong các nền tảng của bạn vẫn chưa được cập nhật.
Và đâu đó trong số tất cả những điều này, bạn phải tìm thời gian để phát triển công việc kinh doanh.
Nếu bất kỳ điều nào nghe có vẻ quen thuộc, bạn chắc chắn không đơn độc. Du lịch ngày càng trở nên kỹ thuật số, nhưng điều đó không nhất thiết làm cho việc điều hành một doanh nghiệp du lịch trở nên đơn giản hơn. Trong nhiều trường hợp, nó chỉ đơn giản là mang lại cho chúng ta nhiều nơi hơn để làm cùng một công việc.
Tại Monotim, chúng tôi tin rằng công nghệ sẽ giúp việc điều hành doanh nghiệp du lịch trở nên dễ dàng hơn chứ không phải cung cấp cho nhóm của bạn một bộ trang tổng quan khác để trông trẻ.
Vấn đề không phải là số lượng nền tảng
Các đại lý du lịch trực tuyến đã thay đổi cách bán các tour và hoạt động. Các nền tảng như GetYourGuide, Viator, Klook và Trip.com cho phép các nhà điều hành địa phương tiếp cận khách du lịch quốc tế, những người có thể chưa bao giờ khám phá ra hoạt động kinh doanh của họ bằng cách khác.
Đối với một công ty du lịch nhỏ ở Cappadocia, điều đó có nghĩa là một khách hàng đang lên kế hoạch cho kỳ nghỉ ở Úc có thể đặt chuyến bay bằng khinh khí cầu trong khi đội ở Türkiye đang ngủ. Một cặp vợ chồng ở Đức có thể đặt Tour du lịch xanh vài tuần trước khi đến và ai đó đã ở Göreme có thể đặt trải nghiệm ATV vào chiều hôm sau.
Khả năng tiếp cận đó là một lợi thế rất lớn.
Vấn đề bắt đầu khi mọi nền tảng hoạt động như một vũ trụ nhỏ của riêng nó.
Mỗi thị trường có bảng điều khiển, yêu cầu sản phẩm, thông báo đặt chỗ, tùy chọn giá và thủ tục hủy riêng. Thêm trang web công ty của bạn, WhatsApp, email, phần mềm đặt chỗ và thông tin liên lạc của nhà cung cấp và đột nhiên quản lý việc đặt chỗ liên quan đến việc di chuyển giữa một số hệ thống không nhất thiết phải liên lạc với nhau.
Kết quả là có rất nhiều công việc thủ công. Nhân viên dành thời gian kiểm tra thông tin, cập nhật tình trạng phòng trống, chuyển tiếp chi tiết đặt phòng và đảm bảo thông tin giống nhau là chính xác ở mọi nơi.
Không có nhiệm vụ nào trong số đó có vẻ đặc biệt phức tạp. Khó khăn đến từ việc phải lặp lại chúng suốt cả ngày, thường là khi xử lý khách hàng và hoạt động cùng một lúc.
Một lần đặt chỗ, nhiều hệ thống khác nhau
Hãy xem điều gì đó bình thường như một khách hàng đặt Tour du lịch xanh Cappadocia.
Việc đặt chỗ đến thông qua một công ty du lịch trực tuyến. Ai đó cần kiểm tra chi tiết đặt chỗ, xác nhận địa điểm đón, đảm bảo việc đặt chỗ được ghi lại nội bộ và truyền đạt thông tin liên quan cho nhóm vận hành.
Tùy thuộc vào cách thức hoạt động của đại lý, thông tin chi tiết sau đó có thể được sao chép vào bảng tính, chuyển tiếp qua WhatsApp hoặc nhập vào hệ thống đặt chỗ khác.
Khách hàng cũng có thể cần tin nhắn xác nhận, hướng dẫn nhận hàng hoặc thông tin bổ sung về trải nghiệm.
Bây giờ hãy tưởng tượng rằng cùng một chuyến tham quan đang được bán thông qua năm nền tảng khác nhau, mỗi nền tảng gửi đặt chỗ theo một định dạng hơi khác nhau.
Một khách hàng đã nhập sai tên khách sạn. Một người khác muốn thay đổi địa điểm đón của họ. Người thứ ba đã đặt chỗ cho hai người nhưng lại hỏi liệu một đứa trẻ có thể tham gia hay không. Trong khi đó, tình trạng sẵn có của ngày mai đã thay đổi và ai đó cần đảm bảo mọi kênh bán hàng đều phản ánh điều đó.
Đây là lúc quy trình đặt chỗ tương đối đơn giản bắt đầu tiêu tốn một lượng thời gian đáng ngạc nhiên.
Thử thách không nhất thiết là đội vô tổ chức. Thông thường, nhóm đang thực hiện chính xác những gì hệ thống hiện có yêu cầu.
Các hệ thống không hoạt động đặc biệt tốt với nhau.
Bảng tính của bạn không được cho là trở thành nhân viên
Không có gì sai với bảng tính. Chúng hữu ích, quen thuộc và linh hoạt một cách đáng ngạc nhiên. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp du lịch dựa vào chúng vì chúng có thể thích ứng nhanh chóng mà không cần đầu tư vào phần mềm phức tạp.
Rắc rối bắt đầu khi toàn bộ hoạt động phụ thuộc vào một bảng tính được nhiều người khác nhau cập nhật chính xác.
Đặt phòng được thêm vào sai ngày. Ai đó quên cập nhật số lượng hành khách. Giá thay đổi, nhưng số tiền cũ vẫn nằm trong một tệp khác. Hai nhân viên thực hiện các thay đổi cùng một lúc và đột nhiên không ai hoàn toàn chắc chắn phiên bản nào là chính xác.
Sau đó, không thể tránh khỏi tin nhắn trong cuộc trò chuyện nhóm văn phòng hỏi: "Ai đã thay đổi điều này?"
Bảng tính có thể là công cụ hỗ trợ tuyệt vời nhưng không phải lúc nào chúng cũng là nền tảng tốt nhất để quản lý việc đặt chỗ, tình trạng phòng trống, thông tin khách hàng và nhiều kênh bán hàng.
Khi một doanh nghiệp du lịch phát triển, các hệ thống hỗ trợ nó cũng cần phát triển. Nếu không, mỗi lượt đặt chỗ bổ sung sẽ tạo ra nhiều công việc hành chính hơn và sự tăng trưởng bắt đầu có cảm giác giống như một hình phạt một cách đáng ngờ.
Nhiều đặt chỗ hơn không có nghĩa là hỗn loạn hơn
Mọi doanh nghiệp du lịch đều muốn có nhiều đặt phòng hơn. Đó thường là mục đích của việc có một trang web, duy trì danh sách OTA và đầu tư vào tiếp thị kỹ thuật số.
Nhưng có một câu hỏi quan trọng gần như chưa được đặt ra đầy đủ: điều gì sẽ xảy ra trong hoạt động khi những nỗ lực đó thực sự có hiệu quả?
Hãy tưởng tượng đại lý của bạn hiện đang xử lý 20 lượt đặt chỗ mỗi ngày. Nhóm của bạn đã phát triển một thói quen và mặc dù một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhưng mọi thứ đều có thể quản lý được.
Bây giờ hãy tưởng tượng con số đó tăng gấp đôi.
Nếu mọi lượt đặt chỗ vẫn yêu cầu ai đó sao chép thông tin theo cách thủ công giữa các hệ thống, gửi cùng một thông báo xác nhận, kiểm tra tình trạng phòng trống trên nhiều nền tảng và cập nhật hồ sơ nội bộ thì khối lượng công việc sẽ tăng gấp đôi cùng với lượt đặt chỗ.
Tại một số thời điểm, doanh nghiệp cần thêm nhân viên chỉ để theo kịp các nhiệm vụ có khả năng được xử lý hiệu quả hơn.
Đây là lý do tại sao không nên coi tăng trưởng kỹ thuật số và hiệu quả hoạt động như những cuộc đối thoại riêng biệt.
Một doanh nghiệp du lịch thành công cần cả hai.
Tại Monotim, chúng tôi tiếp cận du lịch kỹ thuật số với mục tiêu kết nối này. Cải thiện doanh số bán hàng trực tuyến là có giá trị, nhưng doanh số bán hàng đó cũng cần phải phù hợp với một hoạt động có thể quản lý chúng đúng cách.
Mục tiêu không chỉ đơn giản là tạo ra nhiều lượt đặt chỗ hơn. Nó giúp các doanh nghiệp xử lý những yêu cầu đặt chỗ đó mà không khiến mỗi ngày làm việc trở nên phức tạp không cần thiết.
Không phải mọi thứ đều cần được thực hiện thủ công
Tự động hóa nghe có vẻ đáng sợ, đặc biệt khi nó được trình bày như một sự chuyển đổi công nghệ to lớn đòi hỏi phần mềm mới, tích hợp phức tạp và một sổ tay hướng dẫn không ai có ý định đọc.
Trong thực tế, việc tự động hóa hữu ích thường ít gây ấn tượng hơn nhiều.
Nó có thể liên quan đến việc giảm số lần nhập thủ công thông tin đặt chỗ, tổ chức thông báo đặt chỗ, đơn giản hóa liên lạc nội bộ hoặc kết nối các hệ thống hiện có để thông tin di chuyển giữa chúng hiệu quả hơn.
Ví dụ: khi có lượt đặt chỗ đến, các chi tiết đặt chỗ có liên quan có thể được chuyển vào quy trình làm việc nội bộ mà không cần ai đó phải sao chép chúng từ email. Tin nhắn tiêu chuẩn của khách hàng có thể được chuẩn bị tự động trong khi nhân viên vẫn sẵn sàng giải quyết các câu hỏi, thay đổi và các tình huống bất thường.
Tất nhiên, không phải mọi quy trình đều nên được tự động hóa. Du lịch liên quan đến con người, những hoàn cảnh và tình huống không thể đoán trước đòi hỏi phải có sự phán xét.
Việc hủy bỏ thời tiết ảnh hưởng đến các chuyến bay khinh khí cầu không phải là điều luôn có thể giải quyết được bằng cách gửi một tin nhắn tự động chung chung. Du khách có thể cần thay đổi ngày, hoàn tiền, giải thích hoặc hỗ trợ sắp xếp lại các phần khác trong chuyến đi của mình.
Mục đích của tự động hóa không phải là loại bỏ sự tham gia của con người. Đó là để đảm bảo mọi người có đủ thời gian để giải quyết những tình huống mà sự tham gia của họ thực sự quan trọng.
Không ai bắt đầu làm việc trong lĩnh vực du lịch vì họ luôn mơ ước sao chép số lượng đặt phòng vào bảng tính.
Ít nhất, chúng tôi hy vọng là không.
Tài khoản OTA của bạn cũng cần được chú ý
Có một khía cạnh khác của việc quản lý nhiều nền tảng thường bị bỏ qua.
Tài khoản OTA của đại lý du lịch không chỉ đơn giản là nơi đặt chỗ. Đó là những kênh bán hàng đang hoạt động cần được quản lý liên tục.
Danh sách cần mô tả chính xác, hình ảnh hấp dẫn, giá cả cạnh tranh, tình trạng phòng trống cập nhật và điều kiện đặt phòng rõ ràng. Các lựa chọn sản phẩm cần hợp lý, chính sách hủy cần chính xác và đánh giá của khách hàng cần được chú ý.
Chuyến tham quan có thể hoạt động tốt trên GetYourGuide nhưng lại gặp khó khăn trên Viator. Một trải nghiệm khác có thể nhận được nhiều lượt xem mà không tạo ra nhiều lượt đặt trước. Đôi khi vấn đề là giá cả, đôi khi là cách trình bày sản phẩm và đôi khi danh sách không tiếp cận được đúng đối tượng.
Nếu không thường xuyên xem xét hiệu suất, các doanh nghiệp có thể sẽ dành phần lớn thời gian để xử lý các đặt phòng hiện có trong khi bỏ qua các cơ hội cải thiện doanh số bán hàng trong tương lai.
Đây là một trong những lĩnh vực chúng tôi tập trung vào Monotim.
Các dịch vụ quản lý OTA và tối ưu hóa sản phẩm của chúng tôi được thiết kế để giúp các đại lý du lịch, nhà điều hành tour và nhà cung cấp hoạt động cải thiện cách trình bày và quản lý trải nghiệm của họ trên các thị trường du lịch trực tuyến.
Điều đó có thể bao gồm việc xem xét danh sách hiện có, xác định các lĩnh vực cần cải thiện, tối ưu hóa thông tin sản phẩm và giúp doanh nghiệp phát triển cách tiếp cận có tổ chức hơn đối với hoạt động phân phối trực tuyến của họ.
Bởi vì được niêm yết trên năm nền tảng là một chuyện. Làm cho năm nền tảng đó hoạt động hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn lại là một vấn đề khác.
Trang web là một mảnh ghép khác
Mặc dù OTA rất quan trọng nhưng trang web riêng của đại lý du lịch cũng phải đóng vai trò tích cực trong chiến lược bán hàng của công ty đó.
Một trang web du lịch được thiết kế tốt sẽ mang đến cho khách hàng một nơi để khám phá trải nghiệm, tìm hiểu về công ty và đặt chỗ trực tiếp ở nơi có chức năng đó.
Nó cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn cách thức cung cấp dịch vụ của mình.
Tuy nhiên, trang web không nên trở thành một hệ thống bị ngắt kết nối khác tạo ra thêm công việc quản trị.
Nếu việc đặt chỗ đến thông qua trang web nhưng vẫn cần phải nhập thủ công vào một hệ thống đặt chỗ riêng, thì doanh nghiệp đã có được một kênh bán hàng khác mà không nhất thiết phải cải thiện quy trình đằng sau đó.
Đây là lý do tại sao Monotim coi việc phát triển trang web du lịch như một phần của hoạt động kỹ thuật số rộng hơn.
Một trang web cần phải hấp dẫn, dễ điều hướng và có thể truy cập trên thiết bị di động, nhưng nó cũng phải hỗ trợ các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Thông tin sản phẩm, quy trình đặt chỗ, giao tiếp với khách hàng và quy trình làm việc nội bộ đều đáng được xem xét.
Điều tương tự cũng áp dụng cho khả năng hiển thị trực tuyến. Công cụ tìm kiếm và các công cụ khám phá được hỗ trợ bởi AI ngày càng trở thành một phần trong cách khách du lịch nghiên cứu các điểm đến và trải nghiệm. Trang web phải làm cho các dịch vụ của mình rõ ràng và dễ tiếp cận đối với những khách hàng tiềm năng đó, đồng thời đưa ra con đường đơn giản từ khám phá trải nghiệm đến đặt chỗ.
Đưa mọi người vào trang web của bạn là quan trọng. Đảm bảo rằng trang web thực sự giúp ích cho họ cũng quan trọng không kém.
Ví dụ từ Cappadocia
Cappadocia là một nơi đặc biệt thú vị để quan sát những thử thách này diễn ra.
Khu vực này có ngành du lịch sầm uất bao gồm các công ty du lịch, nhà điều hành khinh khí cầu, khách sạn, công ty vận chuyển, hướng dẫn viên và nhà cung cấp hoạt động, nhiều công ty trong số đó làm việc cùng nhau để cung cấp hành trình cho một du khách.
Du khách có thể đặt chuyến bay bằng khinh khí cầu qua một sân ga, sắp xếp dịch vụ đưa đón sân bay qua khách sạn của họ và đặt chuyến tham quan có hướng dẫn viên trực tiếp với đại lý địa phương.
Đằng sau những trải nghiệm đó là nhiều doanh nghiệp phối hợp đặt chỗ, tình trạng sẵn có, vận chuyển, lịch trình và kỳ vọng của khách hàng.
Thời tiết tạo thêm một lớp phức tạp khác, đặc biệt đối với các hoạt động khinh khí cầu. Việc hủy chuyến bay có thể tạo ra một chuỗi yêu cầu đổi lịch, thủ tục hoàn tiền, liên lạc với nhà cung cấp và những thay đổi vào phút cuối.
Đối với các doanh nghiệp quản lý các hoạt động này trên nhiều kênh đặt phòng, thông tin chính xác và liên lạc hiệu quả là điều cần thiết.
Monotim có trụ sở tại Cappadocia và cách tiếp cận công nghệ du lịch của chúng tôi được hình thành dựa trên thực tế thực tế khi làm việc trong ngành này.
Chúng tôi hiểu rằng một hệ thống trông ấn tượng trong buổi trình diễn vẫn cần phải có ý nghĩa khi nhóm vận hành đang quản lý các chuyến khởi hành vào sáng mai.
Công nghệ phải hoạt động trong thế giới thực chứ không chỉ trong một bài thuyết trình.
Đây là nơi Monotim xuất hiện
Không có một thiết lập kỹ thuật số hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp du lịch.
Một công ty khinh khí cầu quản lý tình trạng sẵn có của chuyến bay và việc hủy chuyến do thời tiết có các yêu cầu hoạt động khác với một đại lý du lịch bán hàng chục hoạt động ở nhiều điểm đến.
Một nhà điều hành ATV độc lập có thể cần trợ giúp cải thiện danh sách OTA và quản lý đặt chỗ, trong khi một công ty du lịch đang phát triển có thể quan tâm nhiều hơn đến trang web, phân phối trực tuyến và quy trình làm việc nội bộ của mình.
Tại Monotim, chúng tôi làm việc với các doanh nghiệp du lịch để hiểu những khác biệt đó.
Các dịch vụ của chúng tôi bao gồm phát triển trang web du lịch, quản lý OTA, tối ưu hóa sản phẩm, hiển thị trực tuyến, hệ thống đặt chỗ và tự động hóa kỹ thuật số. Thay vì coi mỗi lĩnh vực là một dự án hoàn toàn riêng biệt, chúng tôi xem xét chúng ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh rộng hơn.
Đôi khi điều đó có nghĩa là giúp một công ty cải thiện sự hiện diện OTA hiện tại của mình. Đôi khi điều đó có nghĩa là phát triển một trang web hỗ trợ đặt phòng trực tiếp tốt hơn. Trong các trường hợp khác, ưu tiên là giảm bớt công việc hành chính lặp đi lặp lại hoặc cải thiện cách thức di chuyển thông tin giữa các nhóm và hệ thống.
Chúng tôi không tin rằng mọi vấn đề đều cần đăng ký khác hoặc một phần mềm khác.
Đôi khi giải pháp tốt hơn là cải thiện những gì doanh nghiệp đã sử dụng.
Phần quan trọng là hiểu rõ hoạt động trước khi quyết định nó cần công nghệ gì.
Cách Làm Việc Tốt Hơn
Ngành du lịch không trở nên ít kỹ thuật số hơn. Khách du lịch đang khám phá trải nghiệm thông qua nhiều kênh hơn, đặt phòng từ nhiều thiết bị hơn và mong muốn được tiếp cận thông tin nhanh hơn.
Đối với các đại lý du lịch và công ty lữ hành, điều đó tạo ra cơ hội nhưng cũng khiến việc vận hành kỹ thuật số có tổ chức ngày càng trở nên quan trọng.
Những doanh nghiệp được hưởng lợi nhiều nhất từ công nghệ không nhất thiết phải là những doanh nghiệp sử dụng nhiều nền tảng nhất. Họ sẽ là những người sử dụng nền tảng phù hợp một cách hiệu quả với các quy trình phù hợp với nhóm và khách hàng của họ.
Trang web của bạn nên hỗ trợ doanh số bán hàng của bạn. Tài khoản OTA của bạn phải được quản lý bằng chiến lược rõ ràng. Quy trình đăng ký của bạn phải đơn giản và nhóm của bạn không cần phải mất cả ngày để di chuyển thông tin giữa các hệ thống có thể hoạt động cùng nhau.
Đó là suy nghĩ đằng sau Monotim.
Chúng tôi giúp các đại lý du lịch, công ty lữ hành, công ty khinh khí cầu và các doanh nghiệp du lịch khác xây dựng hoạt động kỹ thuật số mạnh mẽ hơn, cải thiện kênh bán hàng trực tuyến và tận dụng tốt hơn công nghệ sẵn có.
Bởi vì doanh nghiệp của bạn có thể không cần mở một tab khác.
Điều cần làm là để 12 tab đang mở phối hợp với nhau tốt hơn.
Bạn muốn xem thiết lập kỹ thuật số của bạn có thể cải thiện ở đâu? Truy cập monotim.com để khám phá các dịch vụ của chúng tôi hoặc yêu cầu xem xét trang web hoặc danh sách OTA hiện tại của bạn.