Menjalankan agen perjalanan pada tahun 2026 membutuhkan banyak tugas multitasking. Pada hari Selasa biasa, Anda mungkin membuka GetYourGuide di satu tab, Viator di tab lain, sistem reservasi di tengah-tengah, WhatsApp Web yang terus-menerus mengeluarkan suara berisik, dan spreadsheet Excel yang entah bagaimana menjadi tulang punggung seluruh operasi Anda.
Mungkin ada email yang ingin Anda jawab dua puluh menit yang lalu, pemasok menunggu konfirmasi, dan pelanggan menanyakan apakah tur besok termasuk penjemputan di hotel. Sementara itu, seseorang baru saja memesan aktivitas untuk minggu depan, dan harga di salah satu platform Anda belum diperbarui.
Dan di antara semua ini, Anda seharusnya menyediakan waktu untuk mengembangkan bisnis.
Jika salah satu dari hal tersebut terdengar familier, Anda tentu tidak sendirian. Pariwisata kini semakin digital, namun hal ini tidak serta-merta menjadikan menjalankan bisnis pariwisata menjadi lebih mudah. Dalam banyak kasus, hal ini memberi kita lebih banyak tempat untuk melakukan pekerjaan yang sama.
Di Monotim, kami percaya bahwa teknologi seharusnya membuat menjalankan bisnis perjalanan menjadi lebih mudah, bukan memberikan tim Anda koleksi dasbor lain untuk diurus.
Masalahnya Bukan pada Jumlah Platform
Agen perjalanan online telah mengubah cara penjualan tur dan aktivitas. Platform seperti GetYourGuide, Viator, Klook, dan Trip.com memungkinkan operator lokal menjangkau wisatawan internasional yang mungkin belum pernah mengetahui bisnis mereka sebelumnya.
Untuk agen perjalanan kecil di Cappadocia, ini berarti pelanggan yang merencanakan liburan mereka di Australia dapat memesan penerbangan balon udara saat tim di Türkiye tertidur. Pasangan di Jerman dapat memesan Tur Hijau beberapa minggu sebelum kedatangan, dan seseorang yang sudah tinggal di Göreme dapat memesan pengalaman ATV untuk sore berikutnya.
Aksesibilitas semacam itu merupakan keuntungan besar.
Masalahnya dimulai ketika setiap platform beroperasi sebagai dunia kecilnya sendiri.
Setiap pasar memiliki dasbornya sendiri, persyaratan produk, pemberitahuan pemesanan, opsi harga, dan prosedur pembatalan. Tambahkan situs web perusahaan Anda, WhatsApp, email, perangkat lunak reservasi, dan komunikasi pemasok, dan tiba-tiba mengelola reservasi melibatkan perpindahan di antara beberapa sistem yang belum tentu berkomunikasi satu sama lain.
Hasilnya adalah banyak pekerjaan manual. Staf meluangkan waktu untuk memeriksa informasi, memperbarui ketersediaan, meneruskan rincian reservasi, dan memastikan informasi yang sama akurat di mana pun.
Tak satu pun dari tugas-tugas tersebut yang tampak rumit jika berdiri sendiri. Kesulitannya timbul karena harus mengulanginya sepanjang hari, sering kali saat menangani pelanggan dan operasional pada waktu yang bersamaan.
Satu Pemesanan, Beberapa Sistem Berbeda
Pertimbangkan sesuatu yang biasa seperti pelanggan yang memesan Tur Hijau Cappadocia.
Reservasi tiba melalui agen perjalanan online. Seseorang perlu memeriksa detail pemesanan, mengonfirmasi lokasi penjemputan, memastikan reservasi dicatat secara internal, dan mengkomunikasikan informasi yang relevan kepada tim operasi.
Tergantung pada cara kerja agen tersebut, rinciannya mungkin akan disalin ke dalam spreadsheet, diteruskan melalui WhatsApp, atau dimasukkan ke sistem reservasi lain.
Pelanggan mungkin juga memerlukan pesan konfirmasi, petunjuk pengambilan, atau informasi tambahan tentang pengalaman tersebut.
Sekarang bayangkan tur yang sama dijual melalui lima platform berbeda, masing-masing mengirimkan reservasi dalam format yang sedikit berbeda.
Salah satu pelanggan salah memasukkan nama hotel. Yang lain ingin mengubah lokasi penjemputannya. Sepertiga telah memesan untuk dua orang tetapi menanyakan apakah seorang anak dapat bergabung. Sementara itu, ketersediaan masa depan telah berubah, dan seseorang perlu memastikan setiap saluran penjualan mencerminkan hal tersebut.
Di sinilah proses reservasi yang relatif sederhana mulai memakan banyak waktu.
Tantangannya bukan berarti tim tidak terorganisir. Seringkali, tim melakukan apa yang dibutuhkan oleh sistem yang ada.
Sistem-sistem tersebut tidak bekerja sama dengan baik.
Spreadsheet Anda Tidak Seharusnya Menjadi Karyawan
Tidak ada yang salah dengan spreadsheet. Mereka berguna, familier, dan ternyata fleksibel. Faktanya, banyak bisnis pariwisata yang mengandalkannya karena dapat beradaptasi dengan cepat tanpa berinvestasi pada perangkat lunak yang rumit.
Masalahnya dimulai ketika seluruh operasi bergantung pada satu spreadsheet yang diperbarui dengan benar oleh beberapa orang berbeda.
Reservasi ditambahkan ke tanggal yang salah. Seseorang lupa memperbarui jumlah penumpang. Harga berubah, tetapi jumlah lama masih tersimpan di file lain. Dua karyawan membuat perubahan pada saat yang sama, dan tiba-tiba tidak ada yang yakin versi mana yang benar.
Lalu muncullah pesan tak terelakkan dalam obrolan grup kantor yang menanyakan, "Siapa yang mengubah ini?"
Spreadsheet dapat menjadi alat pendukung yang sangat baik, namun tidak selalu menjadi landasan terbaik untuk mengelola reservasi, ketersediaan, informasi pelanggan, dan berbagai saluran penjualan.
Seiring berkembangnya bisnis pariwisata, sistem yang mendukungnya juga perlu berkembang. Jika tidak, setiap pemesanan tambahan akan menciptakan lebih banyak pekerjaan administratif, dan pertumbuhan mulai terasa seperti hukuman.
Lebih Banyak Pemesanan Tidak Berarti Lebih Banyak Kekacauan
Setiap bisnis pariwisata menginginkan lebih banyak reservasi. Biasanya itulah tujuan memiliki situs web, memelihara daftar OTA, dan berinvestasi dalam pemasaran digital.
Namun ada pertanyaan penting yang belum banyak ditanyakan: apa yang terjadi secara operasional ketika upaya tersebut benar-benar berhasil?
Bayangkan biro iklan Anda saat ini menangani dua puluh reservasi sehari. Tim Anda telah mengembangkan rutinitas, dan meskipun beberapa tugas berulang, semuanya dapat dikelola.
Sekarang bayangkan jumlahnya menjadi dua kali lipat.
Jika setiap reservasi masih mengharuskan seseorang untuk menyalin informasi antar sistem secara manual, mengirim pesan konfirmasi yang sama, memeriksa ketersediaan di berbagai platform dan memperbarui catatan internal, beban kerja akan berlipat ganda seiring dengan pemesanan.
Pada titik tertentu, bisnis memerlukan staf tambahan hanya untuk menjalankan tugas-tugas yang berpotensi dapat ditangani dengan lebih efisien.
Inilah sebabnya mengapa pertumbuhan digital dan efisiensi operasional tidak boleh dianggap sebagai pembicaraan terpisah.
Bisnis pariwisata yang sukses membutuhkan keduanya.
Di Monotim, kami melakukan pendekatan terhadap pariwisata digital dengan mempertimbangkan hubungan ini. Meningkatkan penjualan online memang berharga, namun penjualan tersebut juga harus disesuaikan dengan operasi yang dapat mengelolanya dengan baik.
Tujuannya bukan sekadar menghasilkan lebih banyak reservasi. Hal ini untuk membantu bisnis menangani reservasi tersebut tanpa membuat setiap hari kerja menjadi rumit.
Tidak Semuanya Perlu Dilakukan Secara Manual
Otomatisasi mungkin terdengar menakutkan, terutama ketika disajikan sebagai transformasi teknologi besar yang memerlukan perangkat lunak baru, integrasi yang rumit, dan instruksi manual yang tidak ingin dibaca oleh siapa pun.
Dalam praktiknya, otomatisasi yang bermanfaat seringkali tidak sedramatis itu.
Hal ini mungkin melibatkan pengurangan berapa kali informasi reservasi harus dimasukkan secara manual, mengatur pemberitahuan pemesanan, menyederhanakan komunikasi internal atau menghubungkan sistem yang ada sehingga informasi berpindah antar sistem dengan lebih efisien.
Misalnya, saat reservasi tiba, detail pemesanan yang relevan dapat ditransfer ke alur kerja internal tanpa harus disalin oleh seseorang dari email. Pesan standar pelanggan dapat disiapkan secara otomatis, sementara staf tetap tersedia untuk menangani pertanyaan, perubahan, dan situasi yang tidak biasa.
Tentu saja, tidak semua proses harus diotomatisasi. Pariwisata melibatkan orang-orang, keadaan dan situasi yang tidak dapat diprediksi yang memerlukan penilaian.
Pembatalan cuaca yang memengaruhi penerbangan balon udara bukanlah sesuatu yang selalu dapat diselesaikan dengan mengirimkan pesan otomatis umum. Tamu mungkin memerlukan tanggal alternatif, pengembalian uang, penjelasan, atau bantuan untuk mengatur ulang bagian lain perjalanan mereka.
Tujuan otomatisasi bukan untuk menghilangkan keterlibatan manusia. Hal ini untuk memastikan masyarakat mempunyai cukup waktu untuk menghadapi situasi di mana keterlibatan mereka benar-benar penting.
Tidak ada yang mulai bekerja di bidang pariwisata karena mereka selalu bermimpi menyalin nomor reservasi ke dalam spreadsheet.
Setidaknya, kami harap tidak.
Akun OTA Anda Juga Perlu Perhatian
Ada sisi lain dalam mengelola berbagai platform yang sering diabaikan.
Akun OTA biro perjalanan bukan sekadar tempat kedatangan reservasi. Ini adalah saluran penjualan aktif yang memerlukan pengelolaan berkelanjutan.
Listing memerlukan deskripsi yang akurat, foto yang menarik, harga yang kompetitif, ketersediaan terkini, dan ketentuan pemesanan yang jelas. Pilihan produk harus masuk akal, kebijakan pembatalan harus benar, dan ulasan pelanggan perlu diperhatikan.
Tur mungkin berkinerja baik di GetYourGuide tetapi kesulitan di Viator. Pengalaman lain mungkin menerima banyak penayangan tanpa menghasilkan banyak pemesanan. Terkadang masalahnya adalah harga, terkadang presentasi produk, dan terkadang listingan tidak menjangkau audiens yang tepat.
Tanpa meninjau kinerja secara berkala, bisnis dapat menghabiskan sebagian besar waktu mereka memproses reservasi yang ada dan mengabaikan peluang untuk meningkatkan penjualan di masa depan.
Ini adalah salah satu bidang yang kami fokuskan di Monotim.
Layanan manajemen OTA dan pengoptimalan produk kami dirancang untuk membantu agen perjalanan, operator tur, dan penyedia aktivitas meningkatkan cara pengalaman mereka disajikan dan dikelola di pasar perjalanan online.
Hal ini dapat mencakup meninjau listingan yang ada, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, mengoptimalkan informasi produk, dan membantu bisnis mengembangkan pendekatan yang lebih terorganisir terhadap distribusi online mereka.
Karena terdaftar di lima platform adalah satu hal. Membuat kelima platform tersebut berfungsi secara efektif untuk bisnis Anda adalah hal lain.
Situs Web Adalah Bagian Lain dari Teka-Teki
Meskipun OTA penting, situs web biro perjalanan juga harus berperan aktif dalam strategi penjualannya.
Situs web pariwisata yang dirancang dengan baik memberi pelanggan tempat untuk menjelajahi pengalaman, mempelajari tentang perusahaan, dan memesan langsung jika fungsi tersebut tersedia.
Hal ini juga memberi bisnis kendali lebih besar atas bagaimana layanannya disajikan.
Namun, situs web tidak boleh menjadi sistem terputus lainnya yang menimbulkan pekerjaan administratif tambahan.
Jika reservasi tiba melalui situs web namun masih perlu dimasukkan secara manual ke dalam sistem pemesanan terpisah, bisnis tersebut telah memperoleh saluran penjualan lain tanpa harus memperbaiki proses di baliknya.
Inilah sebabnya Monotim memandang pengembangan situs pariwisata sebagai bagian dari operasi digital yang lebih luas.
Situs web harus menarik, mudah dinavigasi, dan dapat diakses melalui perangkat seluler, namun juga harus mendukung kebutuhan praktis bisnis. Informasi produk, proses pemesanan, komunikasi pelanggan, dan alur kerja internal semuanya patut dipertimbangkan.
Hal yang sama berlaku untuk visibilitas online. Mesin pencari dan alat penemuan yang didukung AI semakin menjadi bagian dari cara wisatawan meneliti destinasi dan pengalaman. Sebuah situs web harus membuat layanannya jelas dan dapat diakses oleh calon pelanggan tersebut sambil menawarkan jalur langsung mulai dari menemukan pengalaman hingga membuat reservasi.
Menarik orang ke situs web Anda adalah penting. Memastikan situs web benar-benar membantu mereka juga sama pentingnya.
Contoh dari Cappadocia
Cappadocia adalah tempat yang sangat menarik untuk melihat penerapan tantangan-tantangan ini.
Wilayah ini memiliki industri pariwisata sibuk yang terdiri dari agen perjalanan, operator balon udara, hotel, perusahaan transfer, pemandu dan penyedia aktivitas, banyak di antaranya bekerja sama untuk menyampaikan rencana perjalanan tunggal wisatawan.
Pengunjung dapat memesan penerbangan balon melalui satu platform, mengatur transfer bandara melalui hotel mereka dan memesan tur berpemandu langsung dengan agen lokal.
Di balik pengalaman tersebut terdapat beberapa bisnis yang mengoordinasikan reservasi, ketersediaan, transportasi, jadwal, dan ekspektasi pelanggan.
Cuaca menambah kompleksitas, khususnya untuk pengoperasian balon. Pembatalan penerbangan dapat menciptakan rangkaian permintaan penjadwalan ulang, prosedur pengembalian dana, komunikasi pemasok, dan perubahan pada menit-menit terakhir.
Bagi bisnis yang mengelola operasi ini di beberapa saluran pemesanan, informasi yang akurat dan komunikasi yang efisien sangatlah penting.
Monotim berbasis di Cappadocia, dan pendekatan kami terhadap teknologi pariwisata dibentuk oleh kenyataan praktis dalam bekerja di industri ini.
Kami memahami bahwa sistem yang terlihat mengesankan selama demonstrasi masih perlu dipahami ketika tim operasi mengatur keberangkatan besok pagi.
Teknologi harus berfungsi di dunia nyata, bukan hanya dalam presentasi.
Di sinilah Monotim Masuk
Tidak ada satu pengaturan digital yang sempurna untuk setiap bisnis pariwisata.
Perusahaan balon udara yang mengelola ketersediaan penerbangan dan pembatalan cuaca memiliki persyaratan operasional yang berbeda dari agen perjalanan yang menjual lusinan aktivitas di beberapa tujuan.
Operator ATV independen mungkin memerlukan bantuan untuk meningkatkan daftar OTA dan mengelola reservasi, sementara perusahaan tur yang sedang berkembang mungkin lebih memperhatikan situs webnya, distribusi online, dan alur kerja internalnya.
Di Monotim, kami bekerja sama dengan bisnis pariwisata untuk memahami perbedaan tersebut.
Layanan kami mencakup pengembangan situs web pariwisata, manajemen OTA, optimalisasi produk, visibilitas online, sistem pemesanan, dan otomatisasi digital. Daripada memperlakukan masing-masing area sebagai proyek yang terpisah, kami melihat bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis yang lebih luas.
Terkadang hal itu berarti membantu perusahaan meningkatkan kehadiran OTA yang ada. Terkadang hal ini berarti mengembangkan situs web yang lebih mendukung pemesanan langsung. Dalam kasus lain, prioritasnya adalah mengurangi pekerjaan administratif yang berulang atau meningkatkan cara perpindahan informasi antara tim dan sistem.
Kami tidak percaya setiap masalah memerlukan langganan lain atau perangkat lunak lain.
Terkadang solusi yang lebih baik adalah meningkatkan apa yang sudah digunakan oleh bisnis.
Bagian yang penting adalah memahami pengoperasian sebelum memutuskan teknologi apa yang dibutuhkan.
Cara Kerja yang Lebih Baik
Industri pariwisata tidak menjadi kurang digital. Wisatawan menemukan pengalaman melalui lebih banyak saluran, memesan dari lebih banyak perangkat, dan mengharapkan akses informasi yang lebih cepat.
Bagi agen perjalanan dan operator tur, hal ini menciptakan peluang, namun juga menjadikan operasi digital yang terorganisir menjadi semakin penting.
Bisnis yang memperoleh manfaat terbesar dari teknologi belum tentu merupakan bisnis yang menggunakan platform dalam jumlah terbesar. Merekalah yang akan menggunakan platform yang tepat secara efektif, dengan proses yang masuk akal bagi tim dan pelanggan mereka.
Situs web Anda harus mendukung penjualan Anda. Akun OTA Anda harus dikelola dengan strategi yang jelas. Proses pemesanan Anda harus mudah, dan tim Anda tidak perlu menghabiskan waktu seharian untuk memindahkan informasi antar sistem yang dapat bekerja sama.
Itulah pemikiran di balik Monotim.
Kami membantu agen perjalanan, operator tur, perusahaan balon udara, dan bisnis pariwisata lainnya membangun operasi digital yang lebih kuat, meningkatkan saluran penjualan online, dan memanfaatkan teknologi yang tersedia bagi mereka dengan lebih baik.
Karena bisnis Anda mungkin tidak memerlukan tab lain yang terbuka.
Yang dibutuhkan adalah agar dua belas tab yang sudah terbuka dapat bekerja lebih baik bersama.
Ingin melihat di mana peningkatan pengaturan digital Anda? Kunjungi monotim.com untuk menjelajahi layanan kami atau meminta peninjauan terhadap situs web atau daftar OTA Anda yang ada.